SharePoint und Benutzerfreundlichkeit widersprechen sich fundamental

Auf SharePoint basierende Lösungen werden selten gerne genutzt. Dies liegt an SharePoint selbst und wie SharePoint Projekte in der Regel umgesetzt werden. In vielen Fällen entsteht z.B. bei einem Intranet eine einigermaßen gut strukturierte Geisterstadt, in der sich keiner wohl fühlt und die nicht gerne genutzt wird.

Das Problem ist das System

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Ein zentraler Bestandteil des Problems ist die fehlende Benutzerfreundlichkeit des SharePoint. Man muss verstehen, dass SharePoint keine fertige Lösung ist, sondern eher vergleichbar mit einer Knetmasse ist, die zur Dokumentenverwaltung entwickelt wurde und im Falle eines Intranet oder Portals zu einem Content Management System mit halbherzigen “Social-Funktionen” massiert wird. Prinzipiell kann man daraus fast jedes Werkzeug basteln, aber es wird selten zu einem professionellen und gleichzeitig geliebten Werkzeug werden (meine Erfahrungen seit Sharepoint 2003, 2007, 2010 und 2013 bei vielen Unternehmen sprechen da leider eine eindeutige Sprache) . Für die Einen ist SharePoint die Eier legende Wollmilchsau, die alles aber nichts richtig kann. Die Anderen, die SharePoint dann im Alltag benutzen, empfinden es als Tortur und Belastung. Nach einigen Monaten wundern sich dann alle, insbesondere das Management, wieso die Ziele nicht erreicht werden. Was ist da eigentlich schief gelaufen, fragt man sich dann?

Die Akzeptanz wird durch ein negatives Bedienerlebnis verhindert

In fast allen mir bekannten Fällen lag es an der fehlenden Benutzerfreundlichkeit aus Anwendersicht und umständlichen Lösungsansätzen (die oftmals technologische Ursachen hat). Es wurde weder in der Konzeptionsphase bedacht, noch wurde in der Entwicklung wert darauf gelegt, den Anwender entsprechend abzuholen. Die ersten Warnsignale während der Umsetzung wurden entweder nicht gehört oder nicht beachtet. So kehrten sich die vier Schritte der Akzeptanz in die vier Schritte der Ablehnung um:

  1. Adaptionsleiden
    Eine Anwendung, die nicht intuitiv verständlich ist, wird nicht genutzt. Mitarbeiter haben keine Zeit und Lust sich mit dem langwierigen Erlernen neuer Software auseinanderzusetzen.
  2. Frustration
    Es kommt zur allgemeinen Frustration. Die Verfechter des Systems verlieren ihre Überzeugungskraft und verstehen nicht, warum ihr neues Baby nicht bei den Kollegen ankommt. Die Nutzer verzweifeln hingegen an frustrierenden Benutzeroberflächen und fehlender Mehrwerte.
  3. Vermeidung der Nutzung
    Der Frustration führt dazu, dass das System im Alltag nicht genutzt wird. Anwender werden weiterhin an alten Systemen und Arbeitspraktiken festhalten und dem System keine Chance geben. Die Inhalte werden folglich nicht mehr aktualisiert und die wenigen aktiven Nutzer vereinsamen.
  4. Negative Erlebnisse und Ergebnisse
    Hieraus resultieren negative Erlebnisse und Ergebnisse. Spätestens bei der ersten Überarbeitung wird sichtbar werden, dass ein Großteil der Nutzer das System überhaupt nicht nutzt bzw. nutzen mag.

Sharepoint ist keine fertige Lösung

Leider wird SharePoint zu oft als fertige Anwendung gesehen, wovon SharePoint weit entfernt ist. Treffender ist hier jedoch der Begriff “Werkzeug” bzw. Werkzeugbaukasten:
SharePoint ist eine vielseitig einsetzbare, sehr allgemein gehaltene Lösung für das Veröffentlichen von Inhalten und die Verwaltung von Dateien und Daten – nicht mehr und nicht weniger. Leider beschreibt dieser Satz in dieser allgemeinen Formulierung fast jeden Anwendungsfall. Es geht mit den Arbeitsmethoden der 90er schon immer darum, Daten zu speichern, Inhalte zu veröffentlichen und die ein oder andere Datei zu verwalten und darzustellen.
Wenn das so generell zu verstehen wäre, warum basiert dann LinkedIn nicht auf SharePoint? Oder XING, YouTube oder Facebook? Aufgrund seines Aufbaus und seiner Positionierung als Werkzeug macht SharePoint nichts wirklich richtig und bietet die durchschnittlich machbare Lösung an.

Benutzerfreundlichkeit muss man selbst machen

SharePoint verfügt über keinerlei Hilfestellungen für Benutzerfreundlichkeit und User Experience. Es muss alles selbst entwickelt und gelöst werden und dafür werden viele verschiedene Kompetenzen wie Konzepter und Usability-Experten sowie wiederkehrende Usertests, regelmäßige Optimierungsprozesse, allen voran aber Budgets benötigt. Dies wird meistens nicht bedacht und auf SharePoint basierende Plattformen sind dann meistens zum Scheitern verurteilt und/oder erzeugen einen Kostenexplosion.
Zur Umsetzung einer optimalen, benutzerfreundlichen Lösung ist viel Liebe und Energie von Seiten der Verantwortlichen notwendig. Verschiedene Hilfsmittel müssen erstellt werden, um den Einstieg in die neue Software zu erleichtern. In den „ersten Schritten“ sollten grundlegende Funktionen und Prozesse erklärt werden. Typische Arbeitsabläufe als Beispiele helfen dabei, die Motivation zu erhöhen. Leider ist auch dann SharePoint kein perfektes System. Durch den Mangel an intuitiven, sozialen Funktionen und dem ständigen Gefühl, ein unperfektes System zu nutzen, kann nur eine funktionale Beziehung entstehen. Glücksgefühle bei den Anwendern wird es nicht auslösen.
In über 10 Jahren praktischer Erfahrung von Kunden mit SharePoint sind mir bisher nur Negativbeispiele unter gekommen. Die Generationen Y und Z, die das Internet, die komfortablen, intuitiven Systeme und die Möglichkeiten von Cloud Anwendungen gewohnt sind, verstehen nicht wie man monolitische, altbackene Systeme wie SharePoint noch nutzen kann. Sie werden auch nicht bereit sein, Konzepte wie SharePoint weiter zu fördern und zu nutzen, wenn diese monatelange Entwicklung benötigen, bevor erste nutzbare Anwendungen herauskommen.

Wo geht die Reise hin?

In 2014 ist zudem bzgl. SharePoint eine klare strategische Aussage formuliert worden, die für viele Unternehmen ein strategisches Problem darstellen könnte:

Lokale Installationen, z.B. für ein SharePoint Intranet, stehen vor dem Ende. Auf der SharePoint Conference 2014 (SPC14) in Las Vegas gab Microsoft bekannt, dass die Dokumentenverwaltungsplattform in ihrer jetzigen Form nur noch drei bis vier Jahre sprich bis 2018 weiter bestehen soll. Anschließend soll mit On-Premise, also der lokalen Installation der Software, Schluss sein. Die Zukunft gehört der Cloud. Für Unternehmen, die SharePoint als Intranet oder Prozessplattform einsetzen, wird dies weitreichende Konsequenzen haben.

Gemeint ist damit, das die Energie primär in Cloud Produkte gesteckt wird und die on Premise Produkte immer weniger Aufmerksamkeit und Entwicklungskapazitäten bekommen werden.
Welche Auswirkungen dies für die Entwicklung und Integration in Anwendungen und das Intranet hat, sind noch nicht absehbar. Aktuell verkündet Microsoft mit SharePoint 2016 noch das Hybrid Modell. Warten wir die nächste SharePoint Konferenz ab, wo die Reise hingeht.

Fazit

Nur weil etwas verfügbar ist, muss man es nicht benutzen. Der zu allgemein gehaltene, angestaubte Ansatz eines Werkzeugkastens für wirklich alles und jeden ist nicht mehr zeitgemäß. Zu hoch sind die Kosten, zu gering die Chancen, dass Ihr Vorhaben erfolgreich werden könnte. Die Nutzer müssen das System jeden Tag ertragen und damit Ergebnisse zustande bringen. So viel sollten Ihnen Ihre Mitarbeiter und somit deren Zeit, Motivation und Geduld wert sein.
Wenn Sie Ihr Intranet in Richtung Social Business entwickeln wollen, haben Sie also zwei Optionen: Entweder Sie biegen etwas, was nicht dafür gedacht war, umständlich zurecht und quälen Ihre Nutzer, oder Sie setzen auf ein System, das von Grunde auf nur dafür gebaut war und haben eine echte Chance, Ihre Ziele zu erreichen.

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