Social Collaboration – Segen oder Fluch?

Viele Unternehmen stehen heute vor einem großen Problem: Die Entscheider in Unternehmen wissen oder haben davon gehört/gelesen, dass Social Collaboration als Teil der Digitalisierung in ihrem Umfeld eine zukunftsweisende Verbesserung in der Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit gewährleistet,sie wissen aber nicht, wie es umgesetzt werden soll.

Sie möchten die neuen Möglichkeiten von Social Collaboration in Teilen oder ganzheitlich etablieren oder haben dies bereits getan – die Mitarbeiter nehmen diese allerdings oft nicht an bzw. nach einer ersten Welle der Begeisterung flacht die Nutzung plötzlich ab. Oft fehlt es hier an der Vorbildfunktion des Managements sowie der Erläuterung der Notwendigkeit und damit an der Akzeptanz der Software. Man arbeitet daher sinnbildlich gegeneinander und nicht miteinander.

Miteinander und nicht gegeneinander in die Digitalisierung

Es ist daher mit einem höheren Risiko verbunden, mit einem Social Collaboration Projekt zu scheitern, wenn man es nicht richtig organisiert angeht.

In unserer Beratungspraxis träumen viele daher von den Möglichkeiten von Facebook, Google und Co., die man im Unternehmenskontext als Social Collaboration bezeichnet. Wie aber haben diese Firmen unser Leben in der Vergangenheit beeinflusst und stellen wir uns heute noch die Frage Wie komme ich an Informationen? Nein, wir fragen Google oder die Facebook Community und bekommen umgehend Antworten.

Wie kann man nun die Möglichkeiten und Vorteile dieser Konzepte aus dem Privatleben nutzen und für sich adaptieren? Junge Menschen, die mit Google, Facebook und Co groß geworden sind, möchten so kommunizieren, wie Sie es aus dem Privatleben kennen. Emails für Alles und Jedes sind ein alter Hut der 90er geworden und führen immer mehr zu Prozessproblemen und Produktivitätsverlusten.  Startup Unternehmen kommunizieren wie Facebook und Co. und haben dadurch einen Wettbewerbsvorteil gegenüber alteingesessenen Unternehmen erlangt und wachsen schnell und effizient.

Wie kann Social Collaboration nun in Unternehmen effizient genutzt werden?

Dazu sollten einige Punkte berücksichtigt werden:

  1. Das Management muss eine Vorbildfunktion wahrnehmen und mitmachen!
    Wenn der Vorstand nicht mitmacht, wird die Akzeptanz der Mitarbeiter auch nicht sehr groß sein.
  1. Benennen sie Mitarbeiter, die Social Collaboration den Mitarbeitern vorstellen!
    Trainieren sie freiwillige Mitarbeiter, die weitere Mitarbeiter trainieren. So entsteht das Gefühl, dass es nicht diktiert wird und eine Gemeinschaftsaktion ist.
  1. Nicht alles auf einmal!
    Überfordern sie nicht ihre Mitarbeiter mit allen möglichen Funktionen. Zuviel erschlägt einzelne Mitarbeiter und eine Ablehnung ist die die Folge.
  1. Unterstützen sie von Anfang an!
    Lassen sie ihre Mitarbeiter nicht allein rumprobieren. Geben Sie klare Vorgaben und unterstützen sie ihre Mitarbeiter bei der Erkundung der neuen Möglichkeiten.
  1. Versprechen sie sich nicht alles sofort!
    Geben sie der Software Zeit bis sie sich in ihrem Unternehmen durchgesetzt hat. Die Kurve sollte stetig nach oben gehen aber in einer gesunden, organischen wachsenden Art und Weise.
  1. Schaffen sie Klarheit in ihrer Software Struktur!
    Anstatt noch eine Software einzuführen, sollte diese mittelfristig eine Erleichterung bedeuten. Wenn eine Social Collaboration Software eingesetzt wird, sollten in diesem Zuge weitere Programme abgeschaltet werden. Dies klappt idealerweise, wenn man konkret Prozesse umgestaltet und veraltete Software und Konzepte oftmals basierend auf Email abschafft.

Social Collaboration wird der Arbeitsplatz der Zukunft werden und als eigenständige und integrative Software mit viel Optimierungspotential eine nachhaltige und bessere Kommunikation ermöglichen. Das wird aber nicht von selbst passieren und ist ein Weiterentwicklungsprozess für Unternehmen in Kommunikation, Kultur und Prozessen.

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