Warum Social Collaboration sinnvoll ist

Collaboration mit Groupware und Dokumentenmanagementsystemen (oder z.B. Team Spaces wie mit Sharepoint) sind schon überholt. Das neue Zauberwort heißt Social Collaboration und ich erkläre kurz warum dies Sinn macht.

In den letzten Jahren wurden die Themen Dokumentenmanagement und Content Management als Hype in die Unternehmen getragen. Parallel war das Zauberwort Portal das A und O. Diese Themen rankten sich alle um die Begrifflichkeiten Prozesse und Dokumente und haben in Unternehmen Ihre Berechtigung. Doch die Arbeitswelt wird immer globaler und immer mehr Unternehmen arbeiten über Unternehmensgrenzen hinweg miteinander. Es wird immer schwieriger organisiert und up-to-date zu sein. Durch diese Entwicklung etablierte sich basierend auf der Social Media Entwicklung eine neue Idee: Social Collaboration.
Social Collaboration verfolgt einen anderen Weg der Zusammenarbeit von Menschen. In diesem Kontext stehen nicht mehr Prozesse und Dokumente im Mittelpunkt, sondern der Mensch, dessen Kommunikation und seine Bedürfnisse. Hierbei geht es um direkte Kommunikation, Pflege von Beziehungen in Projekten, zwischen Abteilungen und zu Kunden sowie die gegenseitige Inspiration. Hierzu hatte ich letzte Jahr schon ein entsprechendes Bild entwickelt:

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Dieses Bild möchte ich mit konkreten Beispielen untermauern. In einer Unternehmensgruppe, nennen wir sie mal ITPGroup arbeiten viele Menschen an unterschiedlichen Standorten in unterschiedlichen Zeitzonen miteinander. Auf Grund der Entfernungen und Größe des Unternehmens kenne ich als Mitarbeiter einige Leute gut und einige weniger bis garnicht. Ich bin jetzt auf der Suche nach einem Spezialisten und finde über die Suche zu dem Thema Nagios einen Mitarbeiter.
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Dieses einfache Beispiel macht eindrucksvoll klar, was mir Social Collaboration liefert. Ich finde einfach schnell Leute und Informationen, die mir weiterhelfen.

Ein weiteres Beispiel ist der Aufbau einer typischen Social Collaboration Plattform wie Jive:


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Hier findet man auf einen Blick die Dinge, die sich rund um meine Person, die Projekte, die Interessen, etc. ranken. Doch wann macht Social Collaboration eigentlich Sinn?

Zweck von Social Collaboration

Social Collaboration stellt einige Paradigmen der Arbeitswelt in neuer Form dar und optimiert die bisherige Arbeitsweise:

  • verteilt arbeitende Teams kommunizieren effizienter miteinander
  • Wissen einzelner Personen wird in Zusammenhang gebracht und organisiert abgespeichert
  • benötigtes Know How wird im Unternehmen schneller gefunden – Investitionen und Kosten werden reduziert
  • Mitarbeiter werden entsprechend Ihrer Stärken im Unternehmen sichtbarer und die Ressource Mensch besser eingesetzt
  • Führungskräfte können an Hand der Kommunikationsströme besser nachvollziehen, ob Projekte gut oder weniger gut laufen

Die Kunst der Einführung im Unternehmen ist jetzt die Integration in Prozesse und Organisationsstrukturen. Social Collaboration stellt nicht ein neues technisches Tool als Ersatz für ein Portal bestehend aus Prozessen und Dokumentationen dar. Auch die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen und Groupware Lösungen bleibt weiterhin nnotwendig. Social Collaboration ist eine Ergänzung der Arbeitsweise um ein Kommunikations- und Organisationswerkzeug, welches zwischenmenschliche Kommunikation in die digitale Welt bringt. Hierbei wird z.B. die übertriebene Nutzung von Emails und Besprechungsorgien zur Projektorganisation durch Social Collaboration besser organisiert . Diese möchte ich im Folgenden kurz zusammen fassen und gegenüber einzelnen Methoden / Systemen betrachten.

Social Collaboration gegenüber EMail

Social Collaboration bringt gegenüber der EMail einige Vorteile in der Arbeitswelt:

  • Email-Korrespondenz wird konserviert und für andere Projektteilnehmer einsehbar
  • Diskussionen über EMails werden zusammenhängend abgelegt und damit Entscheidungsfindungen nachvollziehbarer
  • in Emails verschickte Protokolle und ToDo-Listen werden mittels Social Collaboration im Kommunikationszusammenhang abgelegt und gehen nicht in den Mailboxen verloren (Email ist ein typisches Fire and Forget Medium)
  • Email ist ein typisches One-to-One oder One-to-Many Broadcastmedium ohne zusammenhängende Darstellung und Nachvollziehbarkeit

Social Collaboration gegenüber Dokumentenamangement und Dateiablagen

Dokumentenmanagementsysteme und Dateiablagen sind für sich gesehen eine reine Konservierung und Organisation von Informationen, abgebildet in zusammenhängender Form eines Dokumentes. Entsprechend dieser Aufgabe ergeben sich nur begrenzt Möglichkeiten in der Abbildung der Kommunikation zwischen Menschen durch das Dokumentenmanagementsystem alleine. Hier kann Social Collaboration sinnvoll ergänzen:

  • Dokumente wie z.B. ToDo-Listen werden im Kommunikationszusammenhang abgelegt
  • die Aktualisierung von Dokumenten wird im direkten Zusammenhang mit der Kommunikation sichtbar und gleichzeitig vernünftig abgelegt
  • Dokumentablagen referenzieren nicht den Prozess der Historie eines Dokumentes basierend auf der Kommunikation – eine Dokumentenhistorie und dessen Aussagekraft in der Versionierung eines Dokumentenmanagementsystems hängt stark vom  Bearbeiter ab
  • das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten wird technisch zwar unterstützt, der dafür notwendige Kommunikationsprozess aber nicht referenziert – hier hilft Social Collaboration durch die Integration des Kommunikationsprozesses

Social Collaboration gegenüber Portalen

Portale stellen von der Idee einen zentralen Zugang zu einem internen Informationspool des Unternehmens dar. Sie wurden entsprechend der technischen Möglichkeiten ausgebaut zur Abbildung von Prozessen in Form web basierter Software. Hierzu zählen z.B. Verwaltungssysteme für Mitarbeiterurlaube, Dokumentationskonzepte wie ein Wiki, CRM Systeme zur Verwaltung und Organisation der Kundenbeziehungen, etc. Social Collaboration stellt für sich gesehen auch eine Web basierte Anwendung dar, wobei dessen Nutzen richtig zum Tragen kommt, wenn sie mit anderen Systemen zusammen arbeitet. Insofern ist eine Social Collaboration Lösung ein wichtiger Bestandteil zur Integration in ein Portal und als integrative Komponenten zu sehen.

Quinteszenz von Social Collaboration

Social Collaboration fasst einige Punkte als zeitgemässe Erweiterung zusammen:

  • Prozesse und deren Abbildung in IT werden durch Social Collaboration mit einem Kommunikationswerkzeug hinterlegt, welches sich direkt integrieren lässt
  • Email wird mit Social Collaboration in der Form ergänzt, dass typische Email-Kommunikation in Social Collaboration Lösungen überführt wird und in Projekten und Aufträgen  ein besserer Überblick möglich ist – dies betrifft z.B.
    • Organisation und Ablage Diskussionen und Ideenprozessen
    • Verteilung und Verfolgung von Aufgaben
  • Know How von Mitarbeitern wird leichter identifizierbar
  • Wissen des Unternehmens primär in den Köpfen der Mitarbeiter wird leichter konservierbar und wichtige Werte des Unternehmens gesichert

Zum Abschluss möchte ich noch ein im letzten Jahr entstandenes Bild zum Thema Social Media in Unternehmen und dessen Effekte wieder referenzieren:

 

 

 

 

 

 

 

Hier sei auf den Artikel Social Media im Business verwiesen. Dort wurde der Sinn und Nutzen des Social Media im Business umfangreich beschrieben und dessen Erkenntnisse gelten analog für Social Business Collaboration.

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